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Impressoras
Embora o uso de papel nos escritórios venha diminuindo e a tendência é que cada vez mais documentos sejam digitalizados e armazenados na nuvem. O uso das impressoras ainda é indispensável para o funcionamento de uma empresa.
Entretanto, a grande variedade em tipos de impressora pode gerar certa confusão na hora de decidir qual delas é a mais indicada para o seu escritório. E como ela é tão fundamental para o funcionamento da empresa, adquirir uma impressora errada pode ocasionar perda no fluxo de trabalho e lógico, desperdício de dinheiro.
Impressoras são equipamentos caros, a aquisição de uma impressora (seja por locação ou compra) deve ser feita levanto em consideração diversos fatores. Sendo assim, vamos começar analisando quais são as suas necessidades.
Ponto fundamental de uma impressora é a sua resolução. Se você trabalha apenas com planilhas e documentos de texto, é pouco provável que vá precisar investir em uma impressora com grande resolução.
Contudo, se você trabalha com imagens, projetos arquitetônicos, etc. é preciso ter especial atenção a este elemento na hora de escolher uma impressora. Lembre-se, planilhas e documentos de texto ficam ótimos mesmo em resoluções mais baixas, então, não invista nesse quesito a menos que seja estritamente necessário.
De mãos dadas com a resolução está o uso das cores. Esse é um outro quesito que pode encarecer, e muito, uma impressora. Na hora de escolher o seu equipamento, tenha em mente se a impressão de folhas coloridas é essencial para o seu escritório.
Muitas impressoras mais baratas podem ser usadas apenas com o toner preto e assim gerar arquivos em preto e branco. A grande vantagem dessas impressoras, além do preço, é a velocidade da impressão. Para escritórios que não precisam de imagens, as multifuncionais com toner são as mais indicadas.
Agora vamos conversar com quem imprime imagens. No caso de um escritório convencional, as folhas A4 e menores atendem todas as necessidades. Mas e se você precisar imprimir um projeto ou até uma planta-baixa?
Para esses casos, existem impressoras A3, A2 e as Plotters (impressoras específicas para o uso em projetos e banners). Se o seu escritório trabalha com planta-baixa, mas não sente a necessidade de possuir uma Plotter, uma impressora A3 é a melhor escolha.
Após decidir sobre as aplicações da sua impressora, sua resolução, a necessidade das cores e lógico, o formato do papel, é hora de saber, quantas folhas o seu escritório imprime por dia? E outra questão tão importante quanto, qual é o volume de impressão simultâneo.
Repare que as impressoras trabalham de maneiras diferentes. Algumas utilizam jatos de tinta, outras aquecem o material e aplicam ele sobre a folha. Ou seja, maneiras diferentes de imprimir exigem velocidades diferentes.
O seu escritório tem um grande fluxo de impressões, ou cada colaborador manda uma impressão vez ou outra durante o dia? Analisar essa questão será a resposta final antes de tomar uma decisão sobre qual impressora adquirir.
Vamos nos concentrar somente nas impressoras para uso em escritório, deixando de fora as de uso doméstico ou impressoras com perfil muito específico – como as para impressão em plástico, etc.
Depois das multifuncionais, as Lasers são as mais famosas do mercado. Essa impressora é utilizada para altos volumes de impressão. A qualidade das suas imagens costuma ser mediana, mas a velocidade de impressão é muito alta. Utilizam toner e o consumo é baixo.
As impressoras LED são uma evolução no sistema de trabalho das impressoras Laser. A grande vantagem da LED é o aumento da qualidade na hora de gerar imagens. O consumo permanece baixo, se comparado à outras impressoras, mas é um pouco elevado em comparação ao modelo Laser.
Campeãs dos escritórios, as multifuncionais são impressoras que se destacam por executar uma infinidade de tarefas. Scanners, cópias, impressões coloridas, preto e branco, enfim, elas são utilizadas para todos os fins e a qualidade da sua impressão é de mediana para ótima. A grande desvantagem de uma multifuncional é que ela possui um fluxo de impressão baixo, ou seja, cada impressão leva mais tempo para ficar pronta.
Esse equipamento não possui um diferencial na técnica de impressão em si, mas sim no tipo de tinta utilizada. Cartuchos são o principal gasto na manutenção de uma impressora, então, as Bulk ink são impressoras adaptadas para receberem pequenas “garrafinhas” de tinta, aumentando em muito tempo necessário entre as recargas.
Veja se a impressora da sua preferência é adaptável para a tecnologia Bulk. Existem as impressoras chamadas Tanque de tinta, são as que vem com um sistema similar ao Bulk, mas já estão instalados de fábrica. As Tanques de tinta são as impressoras mais caras quando comparadas a uma Laser ou uma LED.
Indicar uma impressora específica é algo que nós não podemos fazer. O intuito do nosso artigo é levantar questionamentos que você e os seus colaboradores devem responder antes de decidirem qual impressora instalar.
Uma dica final: fuja dos equipamentos mais caros se você não tiver uma necessidade real por eles. Algumas impressoras podem encantar com a sua capacidade de gerar imagens maravilhosas, contudo, essa função ficaria inutilizada em um escritório de contabilidade, por exemplo.
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